Érdekel
3. March 2020

Ivan Cingel

Chief Operating Officer, CREATIVE sites
3. March 2020

FOLYAMATAUTOMATIZÁLÁS – WEBÁRUHÁZ ÖSSZEKÖTÉSE AZ INFORMÁCIÓS RENDSZERREL (ERP) ÉS A BESZÁLLÍTÓKKAL

4 perc olvasási idő

Más szavakkaI – idő megtakarítása, hibaarány minimalizálása és a jövedelmezőség maximalizálása.

Meglepődnél, hogy az offline világban milyen sokféle folyamatjavítást találnak ki a webáruházak. Például az egyik számítógépről rendszeresen, színes papírok segítségével másolják át az adatokat a másik, „raktári” számítógépbe. A raktárban úgy rendezik el a termékeket, hogy a cégben csak ketten igazodnak ki rajta. Vagy naponta többször küldenek e-mailes megrendeléseket a beszállítóknak (X módosítással/hibával).

Igen, ésszerű döntés összekötni a webáruházat egy információs rendszerrel (ERP). Bár az ERP komplikáltnak és nehézkesnek tűnhet, nagymértékben bővíthető, és olyan funkciókkal rendelkezik, amelyekről lehet, hogy nem is tudsz. De idővel szükséged lesz rájuk.

Ha azon gondolkodsz, hogy hogyan lehetne mindent a lehető legegyszerűbben a webáruház rendszerébe bevezetni – az nem éppen a megfelelő megoldás. Miért is? A webáruháznak csak egy boltként kellene működnie – villámgyorsan kell fogadnia rengeteg ügyfelet is egyszerre, ráadásul minőségi kirakattal és tökéletes szolgáltatásokkal kell rendelkeznie.

Habár az ERP komplikáltnak és nehézkesnek tűnhet, nagymértékben bővíthető, és olyan funkciókkal rendelkezik, amelyekről lehet, hogy nem is tudsz. De idővel szükséged lesz rájuk.

AZ ERP ALAPVETŐ DEFINÍCIÓJA

Ha pontosak szeretnénk lenni, akkor az ERP az Enterprise Resource Planning – emberi nyelven és leegyszerűsítve: a vállalati információs rendszer rövidítése. Angolul komplikáltan hangzik, de „csak” egy szoftverről van szó, amely különféle forrásokból gyűjti össze az információt a vásárlástól a raktáron, üzleten, marketingen keresztül a pénzügyig, humán erőforrásig stb. Ezeket az információkat mind központosítja, és hozzáférhetővé teszi a különböző részlegek összes alkalmazottja számára.

Az információs rendszerek az utóbbi időben egyre elérhetőbbek lettek, hisz nem kell több milliót költeni a használatukra. Nagyon sok közülük már cloudon fut. Vagyis nem lesz szükséged saját szerverre, és az interneten keresztül is bármikor hozzáférhetsz, például a tengerparton üldögélve, egy itallal a kezedben.

Rengeteg rendszer közülük minőségi API-t is kínál, tehát a webáruházak összekötése az ERP-vel sokkal könnyebb, mint valaha.

Az ERP az Enterprise Resource Planning – emberi nyelven és leegyszerűsítve: a vállalati információs rendszer rövidítése.

MIÉRT IS KELL ÖSSZEKÖTNI A WEBÁRUHÁZAT AZ ERP-VEL?

  1. Minden adatot központosít (egy helyen tárol és kezel), és onnét szinkronizálja őket,
  2. minden ERP kimenet (beleértve a webáruházat is) az összekötésnek köszönhetően mindig aktuális adatokat tartalmaz (pl. ár, raktárkészlet stb.),
  3. maximalizálja a megrendelések feldolgozásának és más automatizált folyamatok hatékonyságát,
  4. minimalizálja a hibaarányt az adatok továbbításakor (kiküszöböli az emberi tényezőt),
  5. minimalizálja a megrendelések feldolgozásával és más kézzel végrehajtott napi feladatokkal (termékmenedzsment a webáruházban, akciós árak, címkék megadása stb.) kapcsolatos költségeket,
  6. növeli a webáruház jövedelmezőségét.

A WEBÁRUHÁZAK ÉS AZ ERP ÖSSZEKÖTÉSÉNEK LEGGYAKORIBB MÓDJAI – EGYSZERŰEN

A két leggyakoribb összekötési mód a következő:

  1. Rendszeres adatátvitel CSV/XML és hasonló formátumú fájlok segítségével valamilyen tárhelyen – pl. FTP könyvtáron keresztül.
  2. „Élő” adatátvitel API segítségével –, amely valamilyen konkrét kérésen keresztül vagy szükség szerint történik.

Az első esetben a megrendelések exportálása például a következőképp zajlana: a webáruházban 10 megrendelést hoznak létre. A kész megrendeléseket a webáruház 15 percenként exportálja pl. egy XML fájlba, amelyet egy FTP könyvtárba tölt fel. Eközben az ERP rendszeresen ellenőrzi, hogy az FTP könyvtárban nincs-e egy új, megrendeléseket tartalmazó fájl. Ha igen, az ERP importálja a megrendeléseket, és a megrendelések további feldolgozására már az ERP-ben kerül sor. Ha nem, az ERP később újra ellenőrzi a könyvtárat.

A második esetben a megrendelések exportja a következő minta szerint alakulna: a webáruházban 10 megrendelésre kerül sor. A webáruház az API-n keresztül rögtön az ERP-be továbbítja a megrendeléseket. Az ERP elmenti a megrendeléseket, és a megrendelések további feldolgozására már az ERP-ben kerül sor.

A megrendelések exportálásának modelljéből egyértelműen látni, hogy az API-n keresztüli összekötés sokkal hatékonyabb, és a mérete is minden bizonnyal könnyebben változtatható a jövőben.

AZ ALAP AUTOMATIZÁLÁSTÓL A PROFI AUTOMATIZÁLÁSIG

Most pedig bemutatjuk, hogyan térhetsz át webáruházaddal zökkenőmentesen az alap összekötésről profira.

BASIC AUTOMATIZÁLÁS – RAKTÁRAK ÉS MEGRENDELÉSEK

A basic összekötés esetén legalább az ERP-ben lévő raktárkészletet kellene szinkronizálni a webáruházzal. Ideális esetben az árakkal (illetve a B2B, VIP stb. árakkal) együtt. Így a webáruházban mindig a termék aktuális elérhetősége és ára lesz látható. Ezután, ha létrejön egy megrendelés a webáruházban, ideális azonnal az ERP-be küldeni, hogy az ERP tudja, hogy eladásra került sor a webáruházban. A megrendelés kézhezvételét követően az ERP azonnal rezerválja a megrendelt mennyiséget, az új raktárkészletet pedig exportálja a webáruházba. Ezután már csak a könyvelést kell megoldani – közvetlenül az ERP-ben vagy egy speciális exportálással a webáruházból a számviteli cégbe.

PROFI AUTOMATIZÁLÁS – MINDEN MÁS AZ ERP-BE/ERP-BŐL, SZÜKSÉG SZERINT

Haladó összekötés esetén mindez egy kicsit bonyolultabb, ám a váz ugyanolyan – raktárkészlet és árjegyzék az ERP-ből a webáruházba, megrendelések a webáruházból az ERP-be. Ezután a B2C vagy a B2B szükségletek alapján további részek összekötését is kidolgozhatjuk. Például átvihetjük az előlegszámlákat és az éles számlákat az ERP-ből a webáruházba, az ügyfél fiókjába. Esetleg automatikusan megváltoztathatjuk a megrendelés állapotát, és e-mailt küldhetünk az ügyfélnek az alapján, hogy hol tart a megrendelés feldolgozása az ERP-ben. Ezenkívül az új termékeket a kategóriákkal, paraméterekkel stb. együtt importálhatjuk az ERP-ből, hogy a termékeket ne kelljen duplán szerkeszteni az ERP-ben és a webáruházban is. És ha ez nem elég, az ügyfelek is végrehajthatnak szinkronizálást. A fiókjukon keresztül frissíthetik a róluk szóló információkat, további telephelyet adhatnak hozzá stb.

PROFI AUTOMATIZÁLÁS – BESZÁLLÍTÓK ÉS KÜLSŐ ESZKÖZÖK

Ha már megoldottad a kapcsolatot az ERP-vel, akkor miért ne kötnéd össze a webáruházat a beszállítókkal is?

Mindenképp ajánljuk, hogy a beszállítókkal is kösd össze a webáruházad, hiszen néhány forintért cserébe egy csomó termékkel töltheted fel a kínálatodat, egy-kettő kibővítve a portfóliódat. További érdekes bővítmény lehet, ha a rendszert a beszállítóval kötöd össze, és automatizálod a megrendelések küldését a beszállítónak. Ha az ERP nem tud ilyet generálni, a webáruház is megbirkózhat vele, amely a beszállítótól érkező termékek importját kezeli. Elég egy kérést küldeni a beszállító ERP-jébe vagy CSV fájlokat generálni, amelyeket a beszállító B2B rendszerébe tölthet fel, a kevésbé fejlett beszállítók számára pedig e-maileket is generálhatsz a termékek listájával.

Ha már az ERP-ben és a beszállítókkal is mindent elrendeztél, akkor folytathatjuk az összekötést – pl. egy egyszerűbb newsletter eszközzel, például a MailChimppel, illetve valamilyen robusztus analizáló marketing eszközzel a kampányok automatizálására, mint például az Exponea vagy a Criteo. Az ilyen eszközökkel légy óvatos – ahhoz, hogy hatékonyak legyenek, nagy látogatottságra és rendes forgalomra – havi több 10-100 ezerre van szükség. Nem utolsó sorban pl. a webáruház keresőjét is elemezheted és optimalizálhatod egy külső, tanulásra képes eszközzel – ilyen a LuigisBox például. Itt ugyanez érvényes: nincs aratás adat nélkül, ami akár egy modern közmondás is lehetne az automatizált eszközök szférájában.

Nincs aratás adat nélkül – ez akár egy modern közmondás is lehetne az automatizált eszközök szférájában.

A WEBÁRUHÁZAKKAL LEGGYAKRABBAN ÖSSZEKÖTÖTT ERP-K ÉS MÁS IR-EK

  • Cobra
  • Infosys
  • Octopus 8
  • Visual Apollo
  • Tharanis
  • Libra
  • GriffSoft Forrás
  • VIP Box
  • Symbol Enterprise
  • Magento

VÉGSZÓ

Végezetül még azt szeretnénk javasolni, hogy minden egyes módosítást, amit szeretnél bevezetni, jól fontolj meg. Ha új funkciókkal szeretnéd bővíteni a webáruházad, akkor először azokat a funkciókat vezesd be, amelyek a legnagyobb mértékben képesek megtéríteni a befektetést.

Felesleges komplikált hűségprogramokat kitalálni, ha egy megrendelés több tíz percet vesz igénybe, és a feldolgozás során X hibára kerülhet sor.

Igyekezz minél több munkát automatizálni és optimalizálni. A későbbi bővítés során teljes mértékben a marketinggel foglalkozhatsz, és nem kell majd még gyorsan összekötnöd a logisztikát és a kommunikációt az ERP-vel.

Ha vannak más javaslataid is az automatizálásra, akkor áruld el nekünk kommentben! Lehet, hogy találunk témát a folytatásra.

A cikk szerzője

Ivan Cingel

Chief Operating Officer, CREATIVE sites

A CREATIVE sites-nál COO-ként dolgozik. Nap mint nap részt vesz Szlovákia egyik vezető webáruházmegoldásának, a CREATIVE shop fejlesztésében. Gondoskodik a meglévő ügyfelekről és a legigényesebb elvárásaikkal foglalkozik.

A cikk támogatója

A CREATIVE sites célja segíteni a webáruházaknak növekedni és többet keresni. Webáruházakra, a méretre szabott funkciókra, SEO-ra, UX-re, eredeti design-okra, különféle IS-el való összekapcsolásra, folyamatautomatizálásra és hasonlókra specializálódunk.